تجاوز إلى المحتوى الرئيسي
نبذة عن القسم
تقوم إدارة الفعاليات والمراسم بالتخطيط للفعاليات وإدارة مراسم الفعاليات بالجامعة واستقبال الزوار، بالإضافة إلى التنسيق مع بقية الإدارات لإنجاح الفعاليات وتحقيق التواصل الداخلي والخارجي الفعال في هذا الاتجاه، ويندرج تحت الإدارة الأقسام التالية:
- قسم المراسم
- قسم التنسيق والتواصل
- قسم الخدمات المساندة
قسم المراسم:
- إعداد برامج زيارة الوفود والشخصيات الهامة التي تزور الجامعة.
- استقبال ضيوف الجامعة ومرافقتهم وتأمين ما يلزم لهم (من الوصول حتى المغادرة).
- المشاركة باستقبال أعضاء هيئة التدريس حديثي التعاقد مع عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين.
- التنسيق مع جميع الجهات بالجامعة للترتيب لاستقبال ضيوفهم.
- تولي مهام الاستقبال وجلوس المدعوين لحضور الحفلات التي تقام في الجامعة.
- تقديم مقترح بأسماء المدعوين الرسميين لحضور فعاليات الجامعة ورفعها للإدارة العليا.
- الإعداد والترتيب لزيارات مدير الجامعة الداخلية والخارجية بالتنسيق مع مكتب معاليه.
- إعداد الدعوات الخارجية والداخلية لفعاليات وأنشطة الجامعة.
- إعداد والتحديث الدوري لقاعدة بيانات الزائرين والضيوف.
- استقبال جميع ضيوف الجامعة من داخل وخارج المملكة في المطار والفندق والجامعة.
- التواصل مع ضيوف الجامعة على وسائل التواصل لترتيب استقبالهم وتسكينهم والربط مع إدارة الحركة.
قسم التنسيق والتواصل:
- ضبط المشاركة في الفعاليات الثقافية والتعليمية وكذلك المهرجانات والمعارض التي تشارك بها الجامعة في الداخل والخارج.
- العمل على تنسيق العلاقات الجامعة والمستفيدين من داخل الجامعة وخارجها.
- المساهمة في تنظيم المؤتمرات والملتقيات والمعارض وورش العمل والندوات العلمية المختلفة.
- تأمين الإعلام الرسمية وصور ولاة الأمر لمكاتب كبار المسؤولين.
- إعداد البرامج الترفيهية والتعريفية لمنسوبي الجامعة.
- المشاركة في الإعداد والتنظيم لاحتفالات الجامعة السنوية على سبيل المثال حفل التخرج وحفل المعايدة بعيد الفطر وعيد الأضحى.
- التنسيق لتوفير الدروع وشهادات التقدير والهدايا الدعائية المناسبات واحتفالات الجامعة.
- اقتراح تشكيل اللجان التنفيذية للفعاليات والأنشطة التي تشارك بها الجامعة.
- عمل أوامر إركاب وحجز تذاكر وفنادق الاقامة لجميع ضيوف الجامعة من داخل وخارج المملكة بعد التواصل معهم.
- التنسيق مع إدارة التغذية لتأمين التغذية للفعاليات.
قسم الخدمات المساندة:
- حجز مقرات الفعاليات من إدارة المرافق والتأكد من جاهزيتها قبل الفعالية.
- متابعة تجهيز المقر مثل (شاشات - صوتيات - ديكور).
- متابعة المطبوعات مثل (منشورات-شهادات برنامج الحفل).
- التأكد من تجهيز جميع متطلبات الحفل.
- توفير الضيافة في الفعاليات.
- بعد الفعاليات تسليم المقر لإدارة المرافق.
